Działalność nierejestrowana, zwana również „firmą na próbę”, to ustawowe ułatwienie dla osób fizycznych, które chcą zarabiać na mniejszą skalę bez obowiązku rejestracji w CEIDG. Wprowadzona w ramach „Konstytucji Biznesu” (2018), ma pomóc w bezpiecznym testowaniu pomysłów i ograniczeniu biurokracji. Mimo uproszczeń, obowiązują konkretne limity przychodów, zasady dokumentowania sprzedaży oraz rozliczeń podatkowych, zwłaszcza w kontekście faktur i rachunków.
Definicja prawna i ramy normatywne działalności nierejestrowanej
Podstawę prawną stanowi art. 5 ustawy – Prawo przedsiębiorców (6 marca 2018 r.). Działalność nie stanowi działalności gospodarczej, jeżeli osoba fizyczna:
- osiąga przychód należny nieprzekraczający w żadnym miesiącu 75% minimalnego wynagrodzenia,
- nie prowadziła działalności gospodarczej przez ostatnie 60 miesięcy,
- działa samodzielnie, we własnym imieniu i na własny rachunek.
Dla praktyki ważne są trzy cechy, które porządkują rozumienie tej formy aktywności:
- zarobkowa – ukierunkowana na uzyskanie wynagrodzenia,
- zorganizowana – świadczona w pewnym porządku i powtarzalności,
- ciągła – wykonywana regularnie, a nie wyłącznie incydentalnie.
Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną pozostaje podatnikiem PIT i może być podatnikiem VAT, choć nie jest przedsiębiorcą w rozumieniu rejestracyjnym CEIDG.
Warunki i wymagania do prowadzenia działalności nierejestrowanej
Kluczowe wymogi, które trzeba spełnić, aby działać legalnie w tym modelu, to:
- osoba fizyczna – działalności nie można prowadzić w formie spółki cywilnej ani innej struktury organizacyjnej;
- przerwa 60 miesięcy – w ostatnich pięciu latach nie można było wykonywać działalności gospodarczej (zawieszenie liczy się jako jej niewykonywanie);
- brak działalności regulowanej – nie wolno działać w obszarach wymagających koncesji, licencji, zezwoleń lub wpisu do rejestru działalności regulowanej;
- samodzielne działanie – bez zatrudniania pracowników na umowę o pracę, zlecenie czy dzieło (co do zasady).
Limity przychodów w 2025 roku i ich praktyczne znaczenie
W 2025 r. limit miesięczny wynosi 75% minimalnego wynagrodzenia, tj. przy minimalnym wynagrodzeniu 4 666 zł brutto daje to 3 499,50 zł przychodu należnego. Limit dotyczy przychodu należnego, a nie faktycznie otrzymanego – decyduje kwota z faktury/umowy, nawet jeśli płatność nie wpłynęła.
Po przekroczeniu limitu w dowolnym dniu miesiąca działalność automatycznie staje się działalnością gospodarczą, a na rejestrację w CEIDG jest 7 dni. Brak rejestracji nie wstrzymuje skutków (ryzyko zaległych składek ZUS i sankcji).
Zmiany obowiązujące od 1 stycznia 2026 roku
Od 2026 r. limit przychodów będzie rozliczany kwartalnie (zamiast miesięcznie), co zwiększy elastyczność przy nieregularnych wpływach. Limit wyniesie 225% minimalnego wynagrodzenia na kwartał. Przy minimalnym wynagrodzeniu 4 806 zł brutto oznacza to 10 813,50 zł na kwartał.
Dla przejrzystości kluczowe progi i tryby rozliczeń przedstawiono poniżej:
| Okres | Tryb limitu | Podstawa (min. wynagrodzenie) | Limit procentowy | Limit kwotowy |
|---|---|---|---|---|
| 2025 | Miesięczny | 4 666 zł brutto | 75% | 3 499,50 zł |
| 2026 | Kwartalny | 4 806 zł brutto | 225% | 10 813,50 zł |
Obowiązki podatkowe i rozliczenie PIT
Dochody z działalności nierejestrowanej rozlicza się w rocznym zeznaniu PIT-36 (wiersz: „Działalność nierejestrowana, art. 20 ust. 1ba”). Podatek liczony jest na zasadach ogólnych (skala) i łączy się z innymi dochodami (np. z etatu).
W ramach szybkiej ściągi, w PIT-36 wykazujesz:
- przychody z działalności nierejestrowanej,
- koszty uzyskania przychodów (jeśli były),
- dochód i należny podatek wg skali.
Skala w 2024 r.: 12% do 120 000 zł z kwotą zmniejszającą 3 600 zł. Obowiązuje kwota wolna 30 000 zł. Zeznanie PIT-36 składasz do 30 kwietnia następnego roku (za 2025 r. – do 30.04.2026).
Koszty można odliczyć, o ile mają związek z przychodem (np. surowce, materiały, paliwo, usługi). Paragon + dowód zapłaty mogą wystarczyć jako dokument kosztu. Dokumenty przechowuj przez 5 lat.
Rozliczenia VAT i status podatnika VAT
Na gruncie VAT osoba prowadząca działalność nierejestrowaną jest co do definicji podatnikiem, ale może korzystać ze zwolnienia podmiotowego do 200 000 zł rocznej sprzedaży (w praktyce przekroczenie w tym modelu jest niewykonalne). Bycie podatnikiem VAT nie oznacza automatycznie obowiązku rejestracji.
Istnieje katalog czynności wyłączających zwolnienie, które zawsze wymagają rejestracji jako czynny podatnik VAT przed pierwszą sprzedażą. Do najczęstszych należą:
- dostawa metali szlachetnych i wyrobów akcyzowych,
- sprzedaż biżuterii, kosmetyków, elektroniki, AGD, komputerów,
- usługi prawnicze, doradcze, windykacyjne, jubilerskie.
Jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT, prowadź uproszczoną ewidencję sprzedaży (dzienne sumy przychodu należnego).
Wystawianie faktur – wymogi i procedury
W działalności nierejestrowanej można wystawiać faktury. Dla transakcji B2B należy je wystawić na żądanie nabywcy zgłoszone w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca dostawy/usługi lub zapłaty. Konsumentom fakturę lub rachunek można wystawić na żądanie.
Elementy, które powinna zawierać faktura podatnika zwolnionego z VAT:
- data wystawienia i kolejny numer,
- dane sprzedawcy i nabywcy (imię i nazwisko/nazwa, adres),
- nazwa towaru/usługi, miara i ilość/zakres,
- cena jednostkowa oraz kwota należności ogółem.
Osoba zwolniona z VAT nie musi mieć NIP i nie umieszcza go na fakturze, chyba że powstaje obowiązek posiadania kasy fiskalnej – wtedy NIP uzyskasz przez formularz NIP-7.
Dokumentacja sprzedaży – faktury, rachunki i paragony
Po czym odróżnić podstawowe dokumenty sprzedażowe i kiedy ich używać:
| Dokument | Kiedy wystawić | Czy wymaga VAT | Kluczowe elementy | NIP sprzedawcy |
|---|---|---|---|---|
| Faktura | B2B – na żądanie; B2C – na żądanie | Nie (przy zwolnieniu) | data, numer, dane stron, pozycje, cena, suma | Nie (przy zwolnieniu), tak – gdy kasa fiskalna |
| Rachunek | B2C – na żądanie | Nie | data, numer, dane stron, nazwa, ilość, cena, kwota | Nie |
| Paragon | Gdy obowiązkowa kasa fiskalna | Nie dotyczy | zgodnie z przepisami o kasach | Tak (dla obsługi kasy) |
| Uproszczona ewidencja sprzedaży | Gdy brak kasy fiskalnej | Nie | sumy dzienne przychodu należnego | Nie |
Prowadzenie ewidencji sprzedaży i kosztów
Uproszczoną ewidencję sprzedaży prowadź na bieżąco (co najmniej dzienne sumy przychodu należnego). Forma jest dowolna: arkusz kalkulacyjny, zeszyt, aplikacja – byle rzetelnie i systematycznie.
Dni bez sprzedaży możesz pominąć, zostawić puste lub wpisać „0”. Brak lub nierzetelna ewidencja grozi doszacowaniem przychodu przez organ.
Równolegle gromadź dokumentację kosztów uzyskania przychodów i przechowuj ją przez 5 lat.
Kasa fiskalna – kiedy jest wymagana?
Co do zasady kasa fiskalna jest wymagana przy sprzedaży dla konsumentów i rolników ryczałtowych po przekroczeniu limitu 20 000 zł obrotu w poprzednim roku. Istnieją jednak branże, w których kasa jest obowiązkowa od pierwszej sprzedaży:
- usługi fryzjerskie,
- usługi kosmetyczne,
- usługi gastronomiczne,
- sprzedaż alkoholu.
Jeśli musisz mieć kasę, potrzebny będzie NIP (wniosek NIP-7).
Obowiązki wobec konsumentów i prawa konsumenta
W relacji z konsumentami działasz jak przedsiębiorca. Najważniejsze obowiązki to:
- prawo odstąpienia 14 dni przy umowach na odległość (brak informacji wydłuża termin);
- obowiązki informacyjne przed zawarciem umowy (m.in. dane sprzedawcy, opis świadczenia, cena, sposób płatności, procedura reklamacyjna);
- rozpatrywanie reklamacji w ustawowych terminach i w sposób rzetelny;
- rękojmia za wady – towar/usługa zgodne z umową i przeznaczeniem.
Składki ZUS i ubezpieczenia społeczne
Sama działalność nierejestrowana nie powoduje obowiązku opłacania składek ZUS (zwłaszcza przy sprzedaży towarów). Jeśli jednak świadczysz usługi zbliżone do umowy zlecenia, to zleceniodawca (przedsiębiorca) może mieć obowiązek zgłoszenia i opłacenia składek.
Wyjątki i modyfikacje oskładkowania zależą od sytuacji, np. studenci do 26. roku życia czy osoby już ubezpieczone z innego tytułu.
Przejście z działalności nierejestrowanej na działalność gospodarczą
Przekroczenie limitu przychodu należnego automatycznie zmienia status na działalność gospodarczą od dnia przekroczenia. Jak działać krok po kroku:
- Ustal dzień przekroczenia limitu – to data rozpoczęcia działalności gospodarczej dla CEIDG;
- W ciągu 7 dni złóż wniosek w CEIDG (online: biznes.gov.pl);
- Po wpisie zgłoś się do ZUS w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia;
- Wybierz formę opodatkowania (skala, liniowy 19%, karta w wybranych branżach, ryczałt ewidencjonowany);
- Zdecyduj o VAT (zwolnienie vs. rejestracja jako czynny podatnik – w zależności od profilu sprzedaży).
Praktyczne przykłady działalności nierejestrowanej
Najczęstsze formy, w których model „na próbę” sprawdza się szczególnie dobrze:
- sprzedaż na marketplace’ach (Vinted, Allegro, OLX) – rzeczy używane i niszowe produkty,
- usługi kreatywne (grafika, fotografia, content) – pozyskiwanie zleceń przez social media i platformy freelancerskie,
- korepetycje i usługi edukacyjne – zajęcia indywidualne lub grupowe online,
- usługi opiekuńcze i porządkowe – opieka nad zwierzętami, sprzątanie,
- wyroby handmade (biżuteria, ubrania, dekoracje) – sprzedaż online i na targach.
Przyszłość działalności nierejestrowanej – perspektywy na 2026 i później
Poza przejściem na rozliczenia kwartalne, dyskutowane są dalsze ułatwienia. Wśród nich pojawia się m.in. skrócenie wymogu przerwy w prowadzeniu działalności gospodarczej z pięciu do dwóch lat.
Znaczenie będzie miał także Krajowy System e-Faktur (KSeF). Od 2026 r. faktury mają być wystawiane w KSeF, co oznacza konieczność posiadania NIP i dostępu do systemu przez osoby wystawiające faktury w działalności nierejestrowanej.